Акватория 14 - Руководство пользователя


Практические советы


Заполнение базы данных

После установки программы необходимо заполнить базу данных начальными сведениями. Этот процесс может быть очень простым, если предприятие только начинает работать, или неимоверно трудным, когда имеется большой прайс-лист, много клиентов, сложная структура взаимодействия отделов.

Можно условно разделить эту работу на этапы:

Ввод сведений о предприятии

  1. Открываем окно НАСТРОЙКА (клавиша F9), первая вкладка РЕКВИЗИТЫ обычно вается сама.
  2. Если у вас оформлено свидетельство индивидуального предпринимателя, то поставьте галочку в поле ИП.
  3. Заполняем название, адрес, телефон, ИНН и т.д.
  4. Если предприятие имеет несколько отделов, других структурных подразделений, их можно ввести в окне ПРЕДПРИЯТИЙ И ЛИЦ (клавиша F5) в группе ОТДЕЛЫ
  5. Список должностных лиц можно заполнить в группе СОТРУДНИКИ в окне ПРЕДПРИЯТИЙ И ЛИЦ

Заполнение сведений о товарах

  1. Открываем окно ТОВАРОВ (клавиша F6).
  2. Кнопкой (или клавишей INSERT на клавиатуре) открываем окно, в котором можно ввести сведения о новом товаре.
  3. Закрепляем сведения кнопкой .
  4. Следующий товар вводится аналогичным образом, если несколько товаров имеют несколько общих свойств, сходное название, то можно использовать кнопку для ввода нового товара, на основании свойств уже имеющегося товара. При этом обязательно исправить что-нибудь в названии, так как два товара с полностью одинаковым названием ввести в программе нельзя (это ограничение можно обойти, но это не рекомендуется).
  5. Цены товаров вводятся там же, в случае, если большинство цен можно вычислить на основании каких-то общих критериев, можно использовать формулы пересчета.
  6. Если предприятие оказывает услуги (или имеется необходимость учета полученных услуг), они вводятся в том же окне, где и товары, только в группе УСЛУГИ. Группа УСЛУГИ может быть названа и по иному, такое название (или несколько начальных букв названия) сообщается в параметре ГРУСЛУГ (параметры вводятся в окне НАСТРОЙКИ во вкладке ПАРАМЕТРЫ)
  7. Входящий остаток товара вводится отдельно документом поступления (подробно ввод документа описан отдельно). В документе можно использовать условного поставщика, назвав его, например, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. Если использовать реальных поставщиков, то придется выполнить для каждого корректировку долга.

Заполнение сведений о поставщиках и покупателях

  1. Открываем окно ПРЕДПРИЯТИЙ И ЛИЦ (клавиша F5).
  2. Кнопкой (или клавишей INSERT на клавиатуре) открываем окно, в котором можно ввести сведения о новом предприятии.
  3. Завершаем ввод кнопкой .
  4. При вводе сведений можно разделять предприятия на группы, которые вводятся по мере необходимости при вводе свойств предприятия. Для удобства можно ввести первое предприятие из данной группы, а затем выбрать только эту группу и продолжать ввод новых объектов, группа уже будет заполнена.
  5. Ввод входящей задолженности выполняется отдельным документом КОРРЕКТИРОВКА ДОЛГА для каждого поставщика или оптового покупателя. В розничной торговле долга у покупателей, как правило, нет.

Входящие остатки товаров, задолженностей, денежных средств

Процесс ввода остатков для интенсивно работающего предприятия представляет серьезную проблему. В предыдущих пунктах сказано, что это делается отдельными документами, в ряде следующих будет подробно описан порядок их заполнения.

Проблема часто состоит в том, что ввод остатков требует времени, а если в это время предприятие работает, то и сами остатки изменяются. В сложных случаях предлагается поэтапный ввод остатков по отделам или группам товаров.

Далее описан примерный план действий по вводу остатков

  1. Определите дату, с которой будет начат учет в новой программе. К этой дате следует подготовиться - предварительно ввести в программу товары и основных контрагентов. И еще собрать информацию о наличии товаров и долгов.
  2. Предыдущим числом ввести остатки товаров - документом поступления, входящие долги - корректировками. Установите эту дату в окне журнала (F7) и зафиксируйте ее кнопкой ( V ), после этого вводите документы.
  3. Проверить, правильность введенных данных при помощи отчетов:
    кол-во товаров можно видеть в оборотной ведомости (F6 - отчеты - обороты)

Учет товаров

Как сделать заказ поставщику?

  1. Открываем журнал документов кнопкой [F7]
  2. В окне журнала документов нажимаем [+], в меню выбираем пункт Заказ поставщику
  3. Открывается окно нового заказа. Выбираем поставщика из списка предприятий [F5] двойным щ.мыши на названии предприятия в списке
  4. Набираем товары в заказ [F6] двойным щ.мыши на названии товара в списке
  5. Количество товара проставляем в таблице заказа.
  6. Готовый заказ можно отпечатать на принтере, сначала открыть просмотр кнопкой [F11], а затем отправляем на печать кнопкой [Alt+P]
  7. Записываем и закрываем заказ кнопкой [Ctrl+Enter]

Другие товарные документы вводятся аналогично.

Учет денежных средств

-

Ведение клиентской базы

-

Аналитика

-


■ к содержанию     ◄ назад     вперед ►